PERAN ARSIP

Urusan Kesekretariatan atau lebih dikenal dengan Tata Usaha,berfungsi sebagai central unit dimana segala jenis surat, baik yang dibuat dan atau diterima oleh instansi tersebut tersentralisasi di unit kerja tata usaha. Dan kemudian surat-surat tersebut dapat disirkulasikan atau mendistribusikan ke bagian/unit kerja yang mempunyai hubungan kerja.

Keberadaan lembaga kearsipan dalam hal ini urusan tata usaha mempunyai peranan penting dalam memelihara keutuhan arsip baik fisik maupun informasinya. Dari segi fisik urusan tata usaha harus betul-betul menjaga dan menyimpan arsip-arsip tersebut sesuai dengan kaidah-kaidah yang benar baik dalam pembuatannya maupun penyimpanan, sehingga informasi yang terkandung dalam arsip tersebut dapat terpelihara dan mudah ditemukan apabila suatu saat diperlukan kembali. Seandainya fisik arsip tersebut rusak atau hilang maka segala informasi yang terkandung dalam arsip tidak dapat diakses untuk kepentingan instansi tersebut terutama membantu dalam penyelenggaraan adminitrasi untuk pengambilan keputusan.

Melihat begitu pentingnya peran arsip bagi instansi/lembaga, namun masih banyak instansi/lembaga yang memperlakukan arsipnya seperti tumpukan kertas yang tidak berarti dan dibiarkan tanpa penataan yang benar. Bahkan apabila saat arsip tersebut diperlukan kembali, arsipnya sulit ditemukan bahkan hilang.

Perlu diingat bahwa arsip mempunyai peranan penting untuk kelangsungan hidup suatu instansi, karena arsip memiliki nilai administration, law, financial, research dan eduction, (ALFRED). Kini sudah saatnya para pengguna arsip dapat berperan aktif dalam penyelamatan arsip baik yang aktif maupun yang tidak aktif melalui penyimpanan dan pemberkasan yang benar dengan menyerahkannya ke unit kerja tata usaha. Agar suatu saat bila arsip itu dibutuhkan dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.